Haben Sie schon einmal von einem Keylogger Tool gehört? Ein Keylogger ist eine Software, mit dem sich zuverlässig alle Tastenanschläge auf einer PC-Tastatur protokollieren lassen. Letztes Jahr wurde in einem Rechtsstreit vor einem Arbeitsgericht bzw. einem Landesarbeitsgericht entschieden, dass die Installation einer Keylogger Software nicht dem geltenden Recht entspricht, solange der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht regelkonform über die Installation informiert und dieser seine Einwilligung gibt. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, ist das Grundrecht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung nicht gewährleistet. Erfasste Daten können dann nicht zuungunsten des Arbeitnehmers verwendet werden.
Bei der Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern geht es in der Regel nicht um Überwachung, sondern darum, eine Grundlage für das Lohnentgelt zu schaffen. Gleichwohl stellen sich gerade bei elektronischen Zeiterfassungssystemen und besonders bei komplexer Zeiterfassungssoftware arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Fragen. In der Zeitwirtschaft der Industrie 4.0 geht es schon lange nicht mehr nur um die Personaleinsatzplanung, sondern um die Steuerung betriebswirtschaftliche Prozesse wie intelligentes Arbeitszeitmanagement, bedarfsoptimierte Einsatzplanung und exakte Personalbedarfsermittlung.
Mit Lösungen zur Zeiterfassung wie bei ATOSS lassen sich beispielsweise neben den Arbeitszeiten auch tätigkeits- und projektgebundene Zeitdaten erfassen und im Rahmen eines ganzheitlichen Workforce Managements zur Produktivitätssteigerung nutzen. Was müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Arbeitszeiterfassung beachten? Welche Richtlinien und gesetzlichen Bestimmungen regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten?
Datenschutz in Deutschland und Europa: Fällt die Zeiterfassung darunter?
Bei der Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern ist der Datenschutz ein wichtiger Faktor. (c) iStock.com / NicoElNino
Am 25. Mai 2018 tritt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gültig. Die neuen Datenschutzrichtlinien regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten (wie z. B. bei einer elektronischen Arbeitszeiterfassung) und sehen unter anderem hohe Bußgelder für Verstöße vor. Nach der DSGVO sind Unternehmen zum Beispiel verpflichtet, zum Schutz der Privatsphäre den Datenzugriff zu kontrollieren und Richtlinien für die Zugriffsberechtigung der Mitarbeiter festzulegen. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind mit der DSGVO ab Mai 2018 zudem verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Außerdem müssen die Verantwortlichen im Rahmen der Data Governance nachweisen können, wie personenbezogene Daten erfasst, verarbeitet, genutzt, gespeichert – und gelöscht! – werden.
Datenschutz-Richtlinien: Alt vs. neu
Für europäische Länder wie Österreich, deren nationale Richtlinien bislang eine Meldepflicht für viele Datenanwendungen vorsehen, kommen mit der DSGVO viele positive Neuerungen. In Deutschland wird die Einführung der DSGVO zudem mit der Einführung eines neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) flankiert. Wie sich die neuen gesetzlichen Bestimmungen – z. B. auf Kriterien wie Arbeitszeiterfassungen bei Mitarbeitern – auswirken, wird sich zeigen. Bis Mai 2018 ist weiterhin das „alte“ Bundesdatenschutzgesetz gültig. Hier wird unter anderem das Recht auf Löschung personenbezogener Daten (§ 35 BDSG) definiert. Ein Arbeitnehmerdatenschutz bzw. Beschäftigtendatenschutz, also der Schutz aller personenbezogenen Daten, die im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses erfasst werden, ist allerdings weder in den alten noch in den neuen Datenschutz-Richtlinien niedergelegt.
Informationelle Selbstbestimmung für Arbeitnehmer
Hier greift zum Beispiel das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung, welches das Recht des Einzelnen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten zu bestimmen, definiert. Auf Ebene der Europäischen Union sind personenbezogene Daten nach Art. 8 der EU-Grundrechtecharta geschützt. In Deutschland gehört das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zum allgemeinen Persönlichkeitsrecht (APR), das aus den im Grundgesetz verankerten Grundrechten auf freie Entfaltung der Persönlichkeit (Art. 2 Abs. 1 GG) und Menschenwürde (Art.1 Abs 1. GG) abgeleitet ist.
Die Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern als solche unterliegt in Deutschland – wie in vielen anderen europäischen Ländern – arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt allerdings nur die Pflicht des Arbeitgebers, Überstunden zu erfassen und definiert keine formalen Anforderungen. Dokumentiert werden kann demnach mit dem Mittel der Wahl. Das kann ein Stundenzettel, aber auch eine Form der elektromechanischen Zeiterfassung für Mitarbeiter sein. Im Unterschied zum Stundenzettel fallen die in der elektronischen Zeiterfassung gesammelten personenbezogenen Daten aber unter das BDSG – alt wie neu.
Zeiterfassung: Mit Betriebsvereinbarungen Sicherheit schaffen
In der Anlage zu § 9 des BDSG wird bestimmt, dass personenbezogene Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben werden, auch getrennt verarbeitet werden müssen. Demnach dürfen Daten, die zur Bestimmung der Arbeitszeiten gewonnen wurden, nicht zu anderen Zwecken – zum Beispiel zur Erstellung eines Bewegungsprofils – verwendet werden. Werden die erhobenen Daten der Mitarbeiter-Arbeitszeiterfassung anders als bestimmt verarbeitet, liegt ein Verstoß gegen den Datenschutz vor. Der Gesetzgeber hat hier der Überwachung der Mitarbeiter durch den Arbeitgeber einen gesetzlichen Riegel vorgeschoben.
Einführung von Arbeitszeiterfassungen für Mitarbeiter
Der Mitarbeiter hat bei der Zeiterfassung Rechte, aber auch Pflichten zu erfüllen (c) iStockphoto.com / baona
Wenn in einem Unternehmen Personalzeiterfassung eingeführt werden soll, ist der Arbeitgeber zudem verpflichtet, die Zustimmung der Mitarbeiter zu erlangen. Hat das Unternehmen einen Betriebsrat, muss dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes für die Einführung der Personalzeiterfassung grünes Licht geben. Im BetrVG § 75 ist zudem bestimmt, dass Arbeitgeber und Betriebsrat angehalten sind, „die freie Entfaltung der Persönlichkeit“ der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Eine Erfassung privater Daten des Arbeitnehmers ist damit nicht gestattet.
Betriebliche Vereinbarung zur Zeiterfassung
In der Regel wird die Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt. Haben Arbeitnehmer Fragen zum Datenschutz können sie sich an den Betriebsrat oder den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens bzw. des Landes wenden. Häufig treten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern diesbezüglich aber auch Streitigkeiten auf: Ist das Anlegen von Dienst- oder Arbeitskleidung im Unternehmen bzw. Betrieb schon Arbeitszeit, die erfasst werden darf? Wie werden Arbeitszeiten bei Außendiensteinsätzen oder Auslandsreisen konform erfasst? Unter Umständen kann es hier Sinn machen, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wie MWS zu Rate zu ziehen; er berät und vertritt Arbeitnehmer (und Arbeitgeber) rechtssicher bei ihren juristischen Fragen rund um die Zeiterfassung.
Mitarbeiter-Zeiterfassung: Rechte & Pflichten für den Arbeitnehmer
Dem Mitarbeiter entstehen aus den gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung übrigens nicht nur Rechte, sondern auch Pflichten: Loggt sich ein Arbeitnehmer trotz Abwesenheit im Zeiterfassungssystem ein, handelt es sich um eine vorsätzliche Urkundenfälschung, die eine fristlose Kündigung nach sich ziehen kann!
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